Hedef kitle: Küçük işletme sahipleri, ön muhasebe sorumluları ve serbest muhasebeci mali müşavirle çalışan ekipler
Ay sonunda müşavire yalnızca “faturalar ekte” diye dosya göndermek, eksik veya yanlış belgeyi bulmayı zorlaştırır. Daha güvenli yöntem, faturaları göndermeden önce belge türünü, dosya kaynağını ve kontrol notunu ayrı ayrı hazırlamaktır.
İlk ayrım şudur: fatura kontrolü ile GİB evrak doğrulaması aynı işlem değildir. GİB Dijital Vergi Dairesi’ndeki e-Belge Doğrulama ekranında “e-BELGE DOĞRULAMA / ÖDEME EMRİ DOĞRULAMA”, “Evrak Sayısı” ve “Belge Doğrulama Kodu (Pin)” alanları bulunur. Bu ekran, üzerinde evrak sayısı ve doğrulama kodu/PIN bulunan ilgili GİB/Dijital Vergi Dairesi evraklarının teyidi için kullanılmalıdır; e-Fatura veya e-Arşiv fatura mutabakatının ana kontrol kanalı gibi anlatılmamalıdır. Kaynak kontrol tarihi: 2026-10-30, ülke: Türkiye.
Fatura dosyaları için klasörleri belge türüne göre ayırın: “gelen e-Fatura”, “giden e-Fatura”, “e-Arşiv fatura”, “kontrol edilecek belgeler”. GİB’in e-Arşiv fatura bilgilendirmesinde, e-Arşiv faturanın e-Fatura mükellefi olmayan vergi mükellefleri ve nihai tüketicilere yönelik elektronik ortamda oluşturulan, muhafaza edilen, ibraz edilen ve raporlanan fatura olduğu; e-Arşiv uygulamasına kayıtlı mükelleflerin e-Fatura kayıtlı alıcıya e-Fatura, kayıtlı olmayanlara e-Arşiv fatura düzenlemesi gerektiği açıklanır. Kaynak kontrol tarihi: 2026-10-30, ülke: Türkiye.
İkinci kontrol dosya kaynağıdır. Müşavire mümkünse yalnız ekran görüntüsü değil, belgeyi oluşturan resmi portal, özel entegratör veya işletmenin kullandığı resmi belge üretim kaynağından alınmış dosyayı gönderin. e-Arşiv Teknik Kılavuzu’nun güncel sürümü GİB tarafından yayımlanmış olup kılavuzda e-Arşiv fatura standardı, UBL-TR yapısı ve raporlama/teknik dosya düzenine ilişkin hükümler yer alır. Bu nedenle fatura mutabakatında PDF görüntüsü, XML/UBL-TR dosyası ve kontrol notu mümkün olduğunca birbirinden ayrılmalıdır. Kaynak kontrol tarihi: 2026-10-30, ülke: Türkiye.
Üçüncü kontrol müşavir notudur. Örnek açık varsayım: “2026 Ekim dönemi için 42 giden e-Fatura, 18 e-Arşiv fatura ve 3 kontrol edilecek belge klasörü eklendi. GİB evrak doğrulaması gereken evraklar ayrı klasördedir; fatura kontrolü için belge kaynağı/entegratör çıktısı ve varsa XML dosyaları ayrıca paylaşıldı.” Bu not, “GİB evrak doğrulama” ile “fatura mutabakatı” ayrımını açık bırakır.
Dönem sonunda teknik erişim sorunu yaşanmaması için mali mühür PIN kilidi yaşanırsa ne yapılmalı? rehberini de kontrol edin. Belge gönderiminden önce imza/mühür erişimi ve dosya üretim kaynağı netleştirilmelidir.
Kaynaklar: GİB e-Belge Doğrulama, GİB e-Arşiv Fatura bilgilendirmesi, GİB e-Arşiv Teknik Kılavuzu V.1.18. Kaynak kontrol tarihi: 2026-10-30.
Resmi kaynaklar: Kaynak 1, Kaynak 2, Kaynak 3. Son kontrol: 2026-10-30.