Hedef kitle: Küçük işletme yöneticileri, ön muhasebe ekipleri ve müşavirle düzenli çalışan şirketler
Ay kapanışında en çok zaman kaybettiren konu, belgenin gerçekten eksik mi yoksa yalnızca yanlış klasörde mi olduğunu ayırt edememektir. Bunun için karmaşık bir yazılım özelliği varsaymadan, basit bir belge takip tablosu yeterli olabilir.
Tabloda şu sütunları açın: dönem, belge türü, gelen/giden, düzenleyen, alıcı, belge numarası, tutar, doğrulama durumu, müşavire gönderildi mi, açıklama. Belge türü alanında e-Fatura ve e-Arşiv ayrımını koruyun. GİB’in e-Fatura bilgilendirmesi elektronik ortamda düzenleme, iletme, muhafaza ve ibraz imkânını; e-Arşiv Fatura bilgilendirmesi ise e-Fatura kayıtlı olmayan alıcılar ve nihai tüketiciler için elektronik belge niteliğini açıklar. Kaynak kontrol tarihi: 2026-10-30.
Örnek varsayım: Ekim 2026’da 60 satış belgesi, 35 alış belgesi var. Tabloya her satırı işledikten sonra “doğrulandı”, “orijinal dosya beklenecek”, “müşavire sorulacak” gibi standart durumlar verin. Serbest metin yerine standart durum kullanmak, ay sonunda filtrelemeyi kolaylaştırır.
Haftalık kısa mutabakat yapın. Ayın son günü tüm belgeleri bir kerede göndermek yerine, her hafta yeni satırları müşavirle paylaşmak hatayı erken yakalar. Ancak resmi işlem kanalını müşavir notuyla karıştırmayın; belge doğrulaması için ilgili GİB ekranları ayrıca kullanılmalıdır.
Doğrulama kanıtlarını nasıl saklayacağınızı öğrenmek için Dijital Vergi Dairesi belge doğrulama çıktısı rehberini kullanın.
Kaynaklar: GİB e-Fatura bilgilendirmesi, GİB e-Arşiv Fatura bilgilendirmesi.